Mejorar los procesos a menudo puede ser una de las mejores maneras de aumentar la productividad general en tu empresa. Por lo que respecta a cualquier productividad empresarial, debe centrarse en aumentar tus ingresos haciendo las cosas de forma más eficiente.

Sin embargo, mejorar un proceso no siempre es fácil. De hecho, a menudo es bastante difícil. Afortunadamente, por ahí hay un montón de metodologías que pueden ayudar. Hoy vamos a examinar una en particular: la Kanban.

El sistema Kanban fue desarrollado originalmente por Taiichi Ohno, un ingeniero en Toyota. Aunque en un principio se utilizó para mejorar la eficiencia de fabricación de la empresa, el Kanban se ha utilizado desde entonces en diversas situaciones, desde el desarrollo de software hasta la productividad personal. Esta flexibilidad es uno de los principales puntos fuertes del método. En esencia, el Kanban realmente solo tiene dos principios esenciales:

  • Visualizar el flujo: lo más importante de un flujo Kanban es que es muy visual. Usando una tabla (ya sea física o digital), es posible ver de un vistazo el estado de cada tarea o elemento. Una tabla Kanban usa columnas para representar cada paso de un flujo dado, y tarjetas para representar tareas o cosas que deben hacerse. Esto hace que sea muy fácil averiguar lo que hay que hacer después, o dónde pueden estar acumulándose las tarjetas (lo que significa que puede haber algunos problemas).

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  • Limitar el trabajo en desarrollo (TED): si bien la multitarea parece ser más eficiente, en realidad está demostrado ser todo lo contrario. Kanban busca limitar las cosas en las que se trabaja al mismo tiempo, tanto para visualizar mejor el trabajo, como para asegurarse de que las tareas se completan lo mejor posible.

Usaremos una tabla Kanban para mejorar un proceso. Para hacerlo, piensa en un proceso de tu empresa y escribe los pasos que implica. Por ejemplo, si tienes una empresa de comercio electrónico, el proceso para completar un pedido podría parecerse a esto:

  1. Revisar el pedido en la plataforma de comercio electrónico (como PrestaShop o WooCommerce)
  2. Reunir los productos del pedido
  3. Empaquetar los artículos
  4. Imprimir las etiquetas
  5. Programar la recogida o llevar el paquete a la oficina de correos
  6. Realizar un seguimiento del paquete mientras está en tránsito
  7. Asegurarse de que es entregado

Por supuesto, cada uno de estos siete pasos podría implicar una gran cantidad de pasos más pequeños, pero para simplificarlo, vamos a ceñirnos a esto por ahora. Cada uno de estos pasos será una columna en tu tabla Kanban. Cada pedido será una tarjeta diferente. Cada vez que recibas un pedido, debes crear una nueva tarjeta y ponerla en la primera columna. No dudes en incluir más o menos información, como quieras, en la tarjeta: lo más importante es que sepas lo que representa. Pero por lo general, es posible que desees incluir cosas como el número de pedido, la fecha del pedido y el nombre y la dirección del cliente.

Cuando recibas un pedido, crea una tarjeta para él con la información descrita anteriormente. Cuando estés listo para comenzar a trabajar en el pedido, mueve la tarjeta a la segunda columna. Una vez que hayas recopilado todos los artículos del pedido y estés listo para empaquetarlos, mueve la tarjeta a la tercera columna. Una vez que los artículos se hayan empaquetado y estés listo para imprimir las etiquetas, mueve la tarjeta a la cuarta columna, y así sucesivamente. Esto no significa que tengas que completar todos los pasos para un solo paquete antes de pasar al siguiente. Tal vez prefieras recopilar los artículos para todos los pedidos y empaquetarlos todos juntos. Sigue cualquier proceso que creas que te da mejores resultados, pero recuerda mover cada tarjeta de pedido a la columna apropiada a medida que pasas por cada paso.

En general, debes trabajar en los elementos de tu tabla Kanban según la prioridad. Los elementos más cercanos a la parte superior de una columna deben considerarse de mayor prioridad. Sin embargo, en nuestro ejemplo de flujo de envío, es poco probable que haya pedidos que sean más importantes que otros. En su lugar, puedes utilizar el espacio vertical de cada columna para representar el tiempo. Por lo tanto, los pedidos más cercanos a la parte superior (o inferior, dependiendo de lo que tenga sentido para ti) de la columna se pueden considerar “más antiguos”, lo que significa que se trasladaron a ese estado antes. Normalmente, querrás ocuparse de estos primero: ¡no querrás tener a tus clientes esperando!

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Con el tiempo empezarás a tener una mejor idea del flujo del proceso. Como usar un tablero Kanban es tan visual, debería ser fácil notar dónde se están acumulando quizás las tarjetas. Esto puede ser una señal de que algo va mal en ese paso específico del proceso, o simplemente es un paso que requiere más tiempo por cualquier motivo. En cualquier caso, es una clara señal de que hay margen para mejorar, y hacerlo realmente puede impulsar a tu empresa.

Para usuarios más avanzados, también puede ser útil realizar un seguimiento del tiempo que pasan las tarjetas en cada columna (o al menos la fecha en que se movieron a la siguiente columna). Esto puede darte una medida útil del “tiempo de espera” del proceso. El tiempo de espera es el tiempo que tarda una tarjeta en pasar por todo el proceso. En la mayoría de los casos, es mejor un menor tiempo de espera. Reducir gradualmente tu tiempo de entrega puede ser una buena manera de medir tu productividad. En resumen, un menor tiempo de espera significa que tus clientes reciben sus pedidos antes. Esto significa que es probable que estén más satisfechos con tu servicio y es probable hagan negocios contigo de nuevo.

Ya hemos hablado de lo flexible que puede ser una tabla Kanban. Por lo tanto, no dudes en adaptarla a tus necesidades añadiendo o eliminando pasos del proceso. Tu tabla puede tener tantas columnas como creas que son necesarias. Pero ten cuidado, ¡dividir demasiado tu proceso podría significar que pasas más tiempo moviendo las tarjetas de lugar que completando los pedidos!

Ahora que ya sabes lo básico de Kanban, ¡es el momento de montar tu tabla! Como ya hemos mencionado, una opción es tener una tabla física y utilizar como tarjetas/pedidos notas adhesivas o tarjetas de anotaciones. En este caso, querrás tener cinta o líneas para separar tus columnas. También hay varias herramientas en línea para ayudarte a ponerte en marcha. Una de nuestras favoritas es Trello, que te permite agregar funciones avanzadas a cada tarjeta, como archivos adjuntos, comentarios y etiquetas. Otras herramientas ligeramente más complejas incluyen Asana, KanbanFlow o Kanbanize. O si eres una pequeña empresa que gestiona sus propios envíos, echa un vistazo a Packlink PRO, que tiene un flujo automatizado similar a Kanban diseñado específicamente para facilitar el envío y el proceso de cumplimiento.


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